Det skriver UiA på egne hjemmesider onsdag morgen.
– Det er et alvorlig brudd på UiAs rutiner knyttet til sikker lagring at personer på UiA uten tjenstlig behov har hatt tilgang til å finne disse, og vi beklager overfor de berørte, sier universitetsdirektør Seunn Smith-Tønnessen i pressemeldingen.
Avvikene dreier seg om at dokumenter med ulike grader av sensitive personopplysninger var lagret i åpne Teams-mapper, hvor ansatte og studenter uten behov for tilgang og studenter kunne finne dem.
Fødselsnummer og informasjon om eksamen
Personopplysningene som er på avveie er blant annet fødselsnummer, informasjon om tilrettelegging av eksamen, samt opplysninger om studietilhørighet og informasjon om navngitt ansatt som var sykemeldt.
Det var en ansatt som 13. februar oppdaget fire avvik etter å ha søkt i åpne Teams-grupper. Senere har det blitt oppdaget ytterligere fem avvik om personopplysninger på avveie.
(Se avvikene i egen faktaboks)
Vært tilgjengelig siden 2018
Universitetet skriver videre at de har gått gjennom logger, og følger opp nedlastingene av dokumentene med sensitiv personinformasjon.
Det er ikke funnet spor etter ureglementert tilgang, men det kan ikke utelukkes, opplyser de.
Dokumentene i alle avvikene har sannsynligvis vært tilgjengelig for ansatte uten tjenstlig behov siden 2018, da UiA byttet lagringsløsning til Microsoft Teams og Sharepoint, heter det videre på UiAs hjemmeside.
Universitetet opplyser at de har informasjon om sikker lagring på sitt intranett. Det har til tider vært hengt opp plakater rundt om i ansattområder, og med jevne mellomrom gjort ulike kampanjer og opplæring.
– Likevel ser vi at vi har en jobb å gjøre når det gjelder etterlevelse av de rutinene som skal sikre våre studenters og ansattes personvern. Det vil vi jobbe med i tida framover, sier Smith-Tønnessen.
Datatilsynet er varslet.
Oppdateres.